Politique de Confidentialité

Introduction

Bienvenue sur Noteo, la plateforme de gestion scolaire développée pour moderniser l'éducation en Afrique.

Chez Noteo, nous accordons une importance capitale à la protection de vos données personnelles et à votre vie privée. Cette politique de confidentialité décrit de manière transparente comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons les informations personnelles que vous nous confiez.

En utilisant notre plateforme (site web, applications mobiles et services associés), vous acceptez les pratiques décrites dans cette politique.

1. Responsable du traitement des données

NetUp est le responsable du traitement des données personnelles collectées via la plateforme Noteo.

2. Données personnelles collectées

2.1 Données des établissements scolaires

Lors de l'inscription d'un établissement sur Noteo, nous collectons :

• Informations administratives : Nom de l'établissement, numéro d'autorisation, type d'établissement, année de création
• Coordonnées : Adresse, téléphone, email de contact, localisation
• Informations du responsable : Nom, prénom, fonction, coordonnées
• Données de facturation : Informations bancaires via FedaPay (notre prestataire de paiement sécurisé)
• Préférences : Template de site web, thème du tableau de bord, couleurs personnalisées

2.2 Données des enseignants

• Informations personnelles : Nom, prénom, date de naissance, genre
• Coordonnées : Email, téléphone, adresse
• Informations professionnelles : Matières enseignées, classes assignées, qualifications
• Données académiques : Notes saisies, présences enregistrées, commentaires pédagogiques
• Activité sur la plateforme : Connexions, utilisation des modules, création de QCM

2.3 Données des élèves

• Informations personnelles : Nom, prénom, date de naissance, genre, lieu de naissance
• Coordonnées : Adresse, informations de contact d'urgence
• Données scolaires : Classe, série, numéro de matricule, année d'inscription
• Résultats académiques : Notes, moyennes, classements, appréciations
• Assiduité : Absences, retards, présences
• Comportement : Sanctions, félicitations, observations
• Documents : Photos pour cartes scolaires, certificats médicaux
• Informations familiales : Lien avec les parents/tuteurs

2.4 Données des parents/tuteurs

• Informations personnelles : Nom, prénom, lien de parenté
• Coordonnées : Email, téléphone, adresse
• Données financières : Historique des paiements de frais scolaires via FedaPay
• Activité : Consultations du suivi de l'enfant, communications avec l'établissement

2.5 Données du personnel administratif

• Informations personnelles : Nom, prénom, fonction
• Coordonnées : Email, téléphone
• Activité : Actions effectuées sur la plateforme, modules utilisés

2.6 Données techniques

Pour tous les utilisateurs, nous collectons automatiquement :

• Données de connexion : Adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, appareil utilisé
• Données de navigation : Pages visitées, durée des sessions, actions effectuées
• Cookies et technologies similaires : Voir section dédiée
• Journaux d'activité (logs) : Pour la sécurité et le diagnostic technique

3. Finalités du traitement

Nous utilisons vos données personnelles pour les finalités suivantes :

3.1 Fourniture des services

• Créer et gérer votre compte utilisateur
• Permettre l'accès aux modules de gestion (élèves, notes, présences, finances, etc.)
• Générer des documents (bulletins, cartes scolaires, attestations, relevés de notes)
• Traiter les paiements de frais scolaires et abonnements
• Fournir un accès aux ressources pédagogiques (laboratoire virtuel, bibliothèque numérique)
• Permettre la création et la distribution de QCM avec IA

3.2 Communication

• Envoyer des notifications importantes (alertes d'absences, nouveaux résultats, rappels de paiement)
• Répondre à vos demandes et questions via le support technique
• Informer des mises à jour et nouvelles fonctionnalités de la plateforme
• Transmettre des communications de l'établissement aux parents et élèves

3.3 Amélioration du service

• Analyser l'utilisation de la plateforme pour identifier les améliorations possibles
• Réaliser des statistiques anonymisées sur l'utilisation des fonctionnalités
• Détecter et corriger les bugs techniques
• Optimiser les performances et l'expérience utilisateur

3.4 Sécurité et conformité

• Assurer la sécurité de la plateforme et prévenir les fraudes
• Détecter et prévenir les accès non autorisés
• Respecter nos obligations légales et réglementaires
• Résoudre les litiges éventuels

4. Base légale du traitement

Le traitement de vos données personnelles repose sur les bases légales suivantes :

• Exécution d'un contrat : Fourniture des services de gestion scolaire auxquels vous avez souscrit
• Intérêt légitime : Amélioration de nos services, sécurité de la plateforme, communication commerciale
• Consentement : Pour certaines utilisations spécifiques (newsletters, cookies non essentiels)
• Obligation légale : Conservation de données pour répondre aux obligations légales et comptables

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est basé sur celui-ci.

5. Partage et communication des données

5.1 Au sein de l'établissement

Les données sont accessibles aux personnes autorisées de l'établissement selon leur rôle :

• Administrateurs : Accès complet à toutes les données de l'établissement
• Enseignants : Accès aux données de leurs classes et élèves
• Parents : Accès aux données de leurs propres enfants uniquement
• Élèves : Accès à leurs propres données académiques

5.2 Prestataires tiers

Nous partageons certaines données avec des prestataires de confiance qui nous aident à fournir nos services :

• FedaPay : Traitement sécurisé des paiements en ligne (frais scolaires, abonnements)
• Hébergement : Fournisseurs de serveurs et infrastructure cloud sécurisés
• Services IA : Partenaires pour la génération de QCM et l'analyse de données
• Services de communication : Envoi d'emails et notifications push
• Support technique : Outils d'analyse et de diagnostic

Tous nos prestataires sont contractuellement tenus de respecter la confidentialité et la sécurité de vos données.

5.3 Obligations légales

Nous pouvons divulguer vos données si requis par la loi ou en réponse à :

• Une demande officielle des autorités (police, justice, administration)
• Une procédure judiciaire
• Une obligation légale ou réglementaire

5.4 Pas de vente de données

6. Durée de conservation des données

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

À l'issue de ces périodes, vos données sont soit supprimées, soit anonymisées de manière irréversible.

7. Sécurité et protection des données

La sécurité de vos données est notre priorité. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos informations :

7.1 Mesures techniques

• Chiffrement des données : Les données sensibles sont chiffrées en transit (HTTPS/TLS) et au repos
• Pare-feu et protection anti-intrusion : Systèmes de sécurité avancés
• Authentification sécurisée : Mots de passe hachés, authentification multi-facteurs disponible
• Sauvegardes régulières : Copies de sécurité quotidiennes avec réplication géographique
• Isolation des données : Architecture multi-tenant garantissant l'isolation complète entre établissements
• Surveillance continue : Monitoring 24/7 pour détecter les anomalies

7.2 Mesures organisationnelles

• Accès restreint : Seuls les employés autorisés ont accès aux données, selon le principe du moindre privilège
• Formation du personnel : Sensibilisation régulière à la sécurité et à la confidentialité
• Politiques de sécurité : Procédures strictes de gestion des incidents
• Audits de sécurité : Contrôles réguliers et tests d'intrusion

7.3 En cas de violation de données

En cas de violation de données susceptible de présenter un risque pour vos droits et libertés, nous nous engageons à :

• Notifier l'incident aux autorités compétentes dans les 72 heures
• Vous informer directement si le risque est élevé
• Prendre des mesures correctives immédiates
• Documenter l'incident et les actions entreprises

8. Vos droits sur vos données

Conformément aux lois sur la protection des données, vous disposez des droits suivants :

8.1 Droit d'accès

Vous pouvez demander une copie de toutes les données personnelles que nous détenons sur vous.

8.2 Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.

8.3 Droit à l'effacement ("droit à l'oubli")

Vous pouvez demander la suppression de vos données dans certains cas :

• Les données ne sont plus nécessaires
• Vous retirez votre consentement
• Vous vous opposez au traitement
• Les données ont été traitées illicitement

Limites : Nous pouvons conserver certaines données si nous avons une obligation légale (archives scolaires, comptabilité).

8.4 Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander la restriction temporaire du traitement de vos données dans certaines situations.

8.5 Droit à la portabilité

Vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé (CSV, PDF) et les transmettre à un autre responsable de traitement.

8.6 Droit d'opposition

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des raisons légitimes, notamment pour :

• Le marketing direct (désinscription des newsletters)
• Les décisions automatisées

8.7 Exercer vos droits

8.8 Droit de réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente au Bénin.

9. Cookies et technologies similaires

9.1 Qu'est-ce qu'un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte stocké sur votre appareil lors de votre visite sur notre site ou utilisation de notre application.

9.2 Types de cookies utilisés

Cookies strictement nécessaires (ne peuvent pas être désactivés) :

• Gestion de votre session de connexion
• Authentification et sécurité
• Maintien de vos préférences durant la navigation
• Fonctionnement des formulaires et du panier

Cookies fonctionnels (optionnels) :

• Mémorisation de vos choix (langue, thème, affichage)
• Personnalisation de l'interface
• Sauvegarde de l'état de vos filtres

Cookies analytiques (optionnels) :

• Statistiques d'utilisation anonymisées
• Analyse du parcours utilisateur
• Mesure de performance
• Détection d'erreurs

Cookies de tiers :

• Services de paiement FedaPay
• Services d'analyse et de surveillance

9.3 Gestion des cookies

Vous pouvez gérer les cookies via :

1. Votre navigateur : Accepter, refuser ou supprimer les cookies

• Chrome : Paramètres > Confidentialité et sécurité > Cookies
• Firefox : Paramètres > Vie privée et sécurité
• Safari : Préférences > Confidentialité
• Edge : Paramètres > Cookies et autorisations de site

2. Paramètres de la plateforme : Certains cookies peuvent être désactivés dans vos préférences de compte

9.4 Durée de conservation

• Cookies de session : Supprimés à la fermeture du navigateur
• Cookies persistants : Durée variable, généralement 1 an maximum

10. Données des mineurs

10.1 Protection spéciale

Noteo est utilisé dans le contexte scolaire, impliquant la collecte de données d'élèves mineurs. Nous accordons une attention particulière à leur protection.

10.2 Consentement parental

• Le compte parent est créé par l'établissement avec accord préalable
• Les parents ont accès aux données de leurs enfants via l'application mobile
• Les parents peuvent exercer les droits de leurs enfants mineurs

10.3 Données collectées sur les mineurs

Nous collectons uniquement les données nécessaires à la gestion scolaire :

• Identité et coordonnées
• Résultats académiques
• Assiduité et comportement
• Informations de santé (si nécessaire pour la sécurité)

10.4 Pas de profilage commercial

11. Transferts internationaux de données

11.1 Localisation des données

Nos serveurs sont situés dans des centres de données certifiés. Vos données peuvent être traitées en dehors du Bénin.

11.2 Garanties

En cas de transfert international, nous mettons en place des garanties appropriées :

• Clauses contractuelles types approuvées
• Certifications de sécurité des prestataires
• Mécanismes de protection équivalents

12. Marketing et communications

12.1 Communications transactionnelles

Vous recevrez des emails et notifications essentiels au fonctionnement du service (confirmations, alertes, rappels). Vous ne pouvez pas vous désabonner de ces messages.

12.2 Communications promotionnelles

Vous pouvez recevoir des newsletters et informations sur nos nouveautés. Vous pouvez vous désabonner à tout moment via :

• Le lien de désinscription dans chaque email
• Vos paramètres de compte
• En nous contactant à info@noteo.school

13. Modifications de la politique de confidentialité

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter :

• Les évolutions de nos services
• Les changements réglementaires
• Les retours utilisateurs

13.1 Notification des modifications

En cas de modification substantielle, nous vous informerons par :

• Email aux administrateurs d'établissements
• Notification sur la plateforme
• Actualisation de la date "Dernière mise à jour" en haut de cette page

13.2 Consultation de l'historique

Vous pouvez consulter les versions antérieures de cette politique en nous contactant.

13.3 Acceptation continue

L'utilisation continue de la plateforme après une modification constitue votre acceptation de la nouvelle politique.

14. Liens vers des sites tiers

Notre plateforme peut contenir des liens vers des sites web de tiers (partenaires, ressources pédagogiques). Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de ces sites. Nous vous recommandons de consulter leur politique de confidentialité respective.

15. Décisions automatisées et profilage

15.1 Utilisation limitée

Noteo utilise des algorithmes pour :

• Générer des QCM via IA
• Calculer automatiquement des moyennes et classements
• Suggérer des ressources pédagogiques pertinentes
• Détecter des anomalies de sécurité

15.2 Pas de décision automatisée majeure

Aucune décision importante concernant les élèves (passage de classe, sanctions, etc.) n'est prise automatiquement sans intervention humaine.

16. Contact et délégué à la protection des données

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou l'exercice de vos droits :

Délais de réponse

• Questions générales : 48 heures ouvrées
• Exercice de droits : 30 jours maximum
• Urgences de sécurité : Immédiat

17. Glossaire

• Données personnelles : Toute information permettant d'identifier directement ou indirectement une personne physique.
• Responsable du traitement : Entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données (NetUp pour Noteo).
• Sous-traitant : Entité qui traite des données pour le compte du responsable (nos prestataires).
• Chiffrement : Processus de transformation des données en un format illisible sans clé de déchiffrement.
• Cookies : Petits fichiers stockés sur votre appareil pour améliorer l'expérience de navigation.
• HTTPS/TLS : Protocole de communication sécurisée sur internet.
• Multi-tenant : Architecture où plusieurs clients (établissements) partagent une infrastructure tout en ayant leurs données isolées.

Conclusion

Chez Noteo, nous sommes engagés dans une démarche de transparence et de respect de votre vie privée. Cette politique de confidentialité reflète notre engagement à protéger vos données personnelles et celles de vos élèves.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement de vos données, n'hésitez pas à nous contacter. Notre équipe est là pour vous accompagner.

Dernière mise à jour : 11 février 2025
Version : 2.0
Document rédigé par l'équipe Noteo - NetUp